ボランティア活動!大学生を上手にまとめる方法とは?連絡はどうする!?

ボランティア
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ボランティア活動で、
大人数の大学生を上手にまとめる方法があるのを、
ご存知ですか?

 
 
私自身、車椅子ツインバスケの大会で、
学生ボランティアに、
手伝ってもらったんです。

事前に連絡がすぐとれるよう
試行錯誤したんですが。。。

人を束ねるのって、
なかなか難しいんです。

ところが、ある方法で、
うまくいったんですよ~。^^
 
 
 
 
今回は、車椅子ツインバスケの大会を、
段取りよく進行して終わらせた私が、
その内容について詳しくお伝えします。

真似していただくだけで、
成功すると思いますよ。
 
 
それでは、いってみましょう!

 

 

ボランティア活動する際に学生を上手にまとめる方法とは?

 
学生ボランティアをお願いする際、
まず心得ておかなければならないことが、
あります。
 
 
その内容がこちら。

誰に連絡をとるの?

なぜなら、シッカリ決めておかないと、
大会前の連絡事項も、タイムスケジュールも、
伝えることができません。
 
 
そこで、
仕切り役の方を決める必要があるのです

私は某大学で、ボランティア40名と、
テーブルオフィシャル20名を募集し、
各仕切り役の方を1名ずつ選出しました。
 
 
ここまで決まれば、
学生さんに声かけしてもらうのですが、
以下2つを行ってもらうように伝えます。
 
 

  • LINEでボラ部屋・TO部屋を作り、メンバーができるごとに部屋へ誘う
  • エクセルで、ボランティアの名簿表を作成する

※ボラ部屋 - ボランティア部屋/TO部屋 - テーブルオフィシャル部屋

 
 
順番に、
見ていきましょう。
 

ボランティア活動する学生を仕切る前にやってもらう作業①

 
私の携帯はガラケーなんですが、
今やスマホ・iフォンの時代。

LINEをする

多くの人が、
LINEを行っています。

私は、携帯で登録し、
パソコンで使用していますよ。
 
 
そこで、まずは、
ボランティアとテーブルオフィシャル専用の部屋を、
作ってもらいましょう。

募集して見つかるごとに、
そこに誘えばいいのです。

部屋に集めておけば、
1人1人にメールを送らなくても、
入っている人へ一斉に案内できます。

エクセルやワード、
pdfファイルも送られるので、
おすすめですよ。
 

ボランティア活動する学生を仕切る前にやってもらう作業②

 
名簿作成

ボランティアを集める際、
行っておいたほうがいいのは、
名簿表を作成です。

作ってもらう理由は、
ネームプレートと保険のため。

画像は、
大会前に作成してもらった名簿。

個人情報なので、
ボカシておきました。^^;

学年・名前・性別・学部という感じで、
記入してもらいましたよ。
首から下げるネームプレート

自分たちの大会時は、
首から下げるタイプの、
ネームプレートを使用したんです。

写真は、
大会時の学生ボランティア。

首から紐を、
下げているのが分かると思います。

名簿表を作っておけば、
それを作成するのも、
簡単になりますよ。
 
 
さらに、ボランティア保険を使用する際、
保険屋に作成した名簿を提出しなくては、
いけない場合もあります。

このように、
何かと必要な事があるので、
募集しながら作成してもらえばいいですよ。^^

 

ボランティア活動する際の学生に前もってやってもらうこととは?

 
 
上記の章までは、
ボランティアを集めたあとのことなどを、
記載してきました。

ここからは、
仕切り役の学生さんやその他のボランティアを、
段取りよく進行させるためにする内容。

富山県西部体育センターの下見

すべて私が実践し、
うまくいった方法です。
 
 
 
まず、1つ目が、
事前に仕切り役の方と数人のボランティアとで、
会場の下見に行きました。

写真は、大会場所の、
富山県西部体育センター内を、
見て回っている様子です。

これを一緒にすることで、
どんな場所でどんな内容の作業が必要か、
学生側が理解することができます。
 
 
テーブルオフィシャル講習会開催

2つ目は、テーブルオフィシャル担当の学生さんに、
模擬ゲームを見せるなどする、
講習会を開催したんです。

大会準備日の前日にも予定されますが、
事前に行うことで、
このように理解されやすくなります。
 

  • どのようなゲーム展開なのか?
  • 機材操作はどうすればいいのか?

 
写真は、
審判の方が学生さんに、
説明している様子。

「大学生は理解が早い!」
と、褒めてられましたよ。^^
 
 
ボランティアやテーブルオフィシャル、
両方に言えることは、
前もって下見や講習会が必要ってことなんです。

次の章では、
さらに重要な内容をお伝えしますね。
 

ボランティア活動する際の学生に内容を理解させる方法とは?

 
学生さんは時間があると言いますが、
バイトやプライベート活動に、
忙しい人も多い事実があります。

大会前に、
さらに打ち合わせをするのもいいですが、
なかなかボランティア全員がそろわない場合も。

そこで重要になってくるのが、
タイムスケジュールを作成し、
事前に見せること
です。

これをすることで、
学生さん自体、想像を膨らますことができ、
安心に変えることにも繋がります。
 
 
富山マラソンタイムスケジュール

私は大会前に開催した、
これらの内容をすべて作り、
参加してくれる方に渡したのです。
 

  • バーベキュー交流会
  • テーブルオフィシャル講習会
  • 富山マラソン
  • 大会準備日
  • 大会当日

 
画像は、
富山マラソン時の、
タイムスケジュール。

作成のポイントは、
文字だけではなく、
画像を使うと理解されやすいですよ。
 
 
 
さらに、
大会準備日のタイムスケジュールは、
段取りよく終わらせるため、重要になるのです。

小さい画像は、
クリックすれば大きくなります。

大会準備のタイムスケジュール

私は、
チェック表も作成しました。

準備チェック表 コート作成チェック表

今回は、
作成したものの一部だけを、
公開しています。
(まだまだ作りましたよ。^^;)

これを仕切り役の方に渡せば、
すべてLINE部屋で、
シェアしてくれるのです。
 
 
こんな風に内容を理解してもらい、
無事に大会を終わらせることが、
できました。

大会準備日や大会当日に、
いきなり書類だけ渡されても、
選手側も学生側もあたふたするだけです。

私は、事前のやり取りがシッカリでき、
「段取りが良くて最高の大会だった!」と、
他チーム代表に、お褒めの言葉をいただきましたよ。^^
 
 
 
 
これまで大会を統括して思うのは、
こまめに学生さん達と連絡をとることが、
重要なのです。

中でも仕切り役の方には日ごろから練習に来てもらい、
生で意見を交わしておくことが、
一番いいのでしょうね。

応援しています。^^
 

まとめ

 
今回、
ボランティア活動を行う際、
大学生をまとめる方法をお伝えしました。

いかがだったでしょうか?
 
 
参考になれば、
嬉しい限りです。^^
 
 
■今日のまとめ■

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    ボランティア活動する際に学生を上手にまとめる方法とは?

  • 一番最初に仕切り役を決める必要がある

 

    ボランティア活動する学生を仕切る前にやってもらう作業

  • LINEでボランティア部屋・テーブルオフィシャル部屋を作る
  • 作った各担当者が、人が見つかるごとにLINE部屋へ誘ってもらう
  • エクセルで、ボランティアの名簿表を作成してもらう

 

    ボランティア活動する際の学生に前もってやってもらうこととは?

  • 場所の下見や、事前講習会の開催

 

    ボランティア活動する際の学生に内容を理解させる方法とは?

  • タイムスケジュールやチェック表を作成し、LINE部屋でシェアしてもらう

 
 
ボランティアを統括するのは、
並大抵の努力だけだと、
無理があると思います。

入念に、
タイムスケジュールやチェック表を作り、
イメトレするのもいいですよ。
 
 
分からない事があれば、
コメント欄からお気軽に、
お返事いただけるとありがたいです。^^
 
 
 

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